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Wie erstelle ich eine Serien-Mail? 04.09.2017

 

Wie viele Briefe bekommen Sie jeden Tag? Und wie viele Mails? Sie sehen, die digitale Kommunikation hat das gedruckte Produkt ersetzt. Aber haben Sie auch gewusst, dass Sie Serien-Mails versenden können? Wie das geht, zeigen wir Ihnen hier.

Grundvoraussetzung für die Erstellung einer Serien-Mail ist Word. Dann benötigen Sie noch eine Excel-Tabelle bzw. CSV-Datei. In diese formatierte Tabelle tragen Sie alle Daten ein, die Sie in der Serienmail verwenden wollen.
Zum Beispiel Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Anrede. Das kann so aussehen: Adam Christ a.christ@himmel.de Herr Sehr geehrter oder so Eva Christ e.christ@himmel.de Frau Sehr geehrte. Jeder einzelne dieser Punkte kommt in eine extra Spalte. Parat haben sollten Sie auch den Text, den Sie im Mailing verwenden wollen.
Schritt zwei ist das Erstellen: Öffnen Sie in Word Ihr Dokument, das Sie per Serienmail verschicken wollen oder klicken Sie alternativ auf Datei Neu und wählen Sie die entsprechende Dokumentvorlage oder ein „Leeres Dokument“.  Navigieren Sie dann im Menü zu Sendungen, klicken Sie auf den Button „Empfänger auswählen“ und wählen Sie den Eintrag „Vorhandene Liste“ verwenden. Anschließend wählen Sie den Speicherort Ihrer Excel-Tabelle aus, damit Word auf die Daten zugreifen kann.
Verwenden Si eine Excel-Arbeitsmappe, dann müssen Sie noch die Tabelle der Arbeitsmappe angeben. Wenn es die erste Tabelle der Arbeitsmappe ist oder die Arbeitsmappe nur aus einer Tabelle besteht, ist es die Tabelle 1 S.
Nun können Sie Seriendruckfelder einfügen. Mit dem Seriendruckfeld können Sie anhand der Spalten (-überschriften) Ihrer Excel-Tabelle auswählen, welche Positionen in Ihrer Serienmail personalisiert gefüllt werden. In unserem Beispiel ist eine personalisierte Ansprache der Empfänger gewünscht. In unserer Mail steht als Ansprache im Moment „Sehr geehrte Frau XYZ“. Diese Ansprache kann mit Hilfe der Tabellenspalten für jeden Empfänger personalisiert werden. Am Ende soll die Ansprache folgendermaßen aussehen: „Sehr geehrter Herr Christ“, in der nächsten Mail „Sehr geehrte Frau Christ“ usw. Dafür navigieren Sie zum entsprechenden Bereich in Ihrer Mail und markieren die Position oder platzieren den Cursor entsprechend.
Als erstes möchten wir die Anrede geschlechtsspezifisch personalisieren, dafür haben wir in unserer Excel-Tabelle die Spalte „Anrede“ mit den passenden Anreden befüllt. Je nachdem wie Sie Ihre Excel-Liste gefüllt haben, können Sie in Ihrem Mail-Text noch mehr Seriendruckfelder verwenden. Wenn Sie Ihre Serienmail fertig erstellt haben, können Sie diese direkt aus Word versenden. Klicken Sie auf „Fertig stellen und zusammen Führen“ und wählen Sie hier „E-Mail-Nachrichten“ senden. Nach Versand der Mails sehen Sie die Serienmails in Ihrem Outlook im Ordner „gesendete Elemente“.
Noch zwei Tipps: Bevor Sie mit dem Versand der Serienmails starten, sollten Sie eine Testmail versenden, um zu prüfen, ob die Mail stimmt. Vorsichtig sollten Sie sein beim Versenden von Werbemails an unbekannte Empfänger. Das entspricht nicht den Vorgaben des Datenschutzes.